Quel est le type de voyage pour assister à une conférence universitaire ?

L'annexe II du code des visas Schengen (UE règlement 8102009 ) comprend une liste non exhaustive de “pièces justificatives” qui éclaire les catégories. Voici les éléments les plus pertinents :

1. pour les voyages d'affaires :

2. pour les voyages entrepris à des fins d'études ou d'autres types de formation :

3. pour les voyages entrepris à des fins touristiques ou pour des raisons privées : […]

4. pour des voyages entrepris pour des événements politiques, scientifiques, culturels, sportifs ou religieux ou pour d'autres raisons :

Ce ne sont que des exemples mais il est clair que le terme “étude” est définitivement exclu, il signifie quelque chose de tout à fait différent et vous n'aurez aucun des documents énumérés. Les termes “affaires” et “culture” peuvent tous deux convenir, le premier semble assez sûr, surtout si vous êtes employé par l'université où vous poursuivez un doctorat (soumettez des documents à cet effet).

Si vous n'êtes toujours pas sûr, vous pouvez aussi simplement cocher “autre” et écrire “conférence universitaire” pour éviter tout malentendu. Il est important d'être franc sur votre objectif et de soumettre autant de documents pertinents que possible mais, contrairement à certains autres pays, l'espace Schengen n'a pas de catégories de visas strictement définies. La catégorie est là pour faciliter le traitement, votre visa ne mentionnera pas “affaires” ou “culture” et il ne sera pas vérifié lors de la conférence ou autre (cela arrive dans d'autres endroits comme la Colombie).

Je suis un scientifique en activité qui a suivi un lien vers cette question à partir de academia.stackexchange.com .

Le type de visa Schengen correct pour assister à une réunion scientifique est “Affaires”. Il s'agit d'une courte interaction à des fins professionnelles (les étudiants diplômés sont également considérés comme des professionnels), et entre donc dans cette catégorie. Si vous êtes titulaire d'un passeport d'un pays d'exemption ou si vous bénéficiez d'une des autres exemptions, vous pouvez obtenir automatiquement un visa de ce type. Dans le cas contraire, vous devez suivre la procédure complète.

Toutes les raisons, à l'exception de “Business and Study”, ne sont clairement et évidemment pas applicables à votre cas. Ignorons-les.

Votre principale raison d'assister est-elle de présenter, ou de participer ? Si vous êtes là pour présenter, dire “étudier” est trompeur - vous n'êtes pas là pour apprendre quoi que ce soit. Si vous étiez déjà diplômé et employé (dans le secteur universitaire ou privé), je pense que vous consulteriez la rubrique “Affaires”. Il n'est pas nécessaire que l'argent change de mains pour qu'un voyage d'affaires soit un voyage d'affaires. Par exemple, lorsque je voyage pour assister à une conférence et apprendre de nouvelles choses, c'est un voyage d'affaires pour moi. Lorsque je voyage pour rencontrer des gens et discuter de la manière dont mon entreprise peut les aider à l'avenir, c'est un voyage d'affaires même si cette conversation n'est pas payante. Et ainsi de suite.

Ce n'est pas comme si ce seul mot était la seule explication que vous êtes capable de fournir, n'est-ce pas ? On va vous demander un peu plus de détails, c'est sûr ? Alors, allez avec Business, et expliquez ce que vous faites et pourquoi.

J'ai dû demander un visa de court séjour pour assister à une conférence de développeurs aux Pays-Bas et j'ai sélectionné “Autre” car aucun ne correspondait à la description. Ceci est différent d'une “conférence professionnelle” (certaines certifications vous obligent à assister à un certain nombre de conférences professionnelles par an).

Au cours de mon entretien, j'ai expliqué que j'assistais à une conférence et j'ai fourni la documentation suivante :

1. lettre d'invitation des organisateurs de la conférence.
2. Billet de voyage
3. Réservation d'hôtel
4. Lettre de mon employeur indiquant ma situation professionnelle et mon salaire (preuve de fonds)

Je n'ai eu aucun problème et mon visa a été accordé. Je n'ai cependant pas fait de présentation à la conférence, et si j'en faisais, cela ne ferait qu'aider la procédure de visa.

Cela peut varier d'un pays à l'autre, mais pour l'Italie, en tant qu'étudiant international diplômé aux États-Unis, le consulat m'a dit que pour assister à une conférence, il faut être un touriste et non un homme d'affaires. J'ai choisi au départ le tourisme d'affaires et j'ai suivi la liste de contrôle des documents pour un séjour d'affaires. Toutefois, contrairement au tourisme, la check-list pour les séjours d'affaires ne mentionne pas la confirmation de l'hébergement, si bien que je ne l'ai pas apportée à mon rendez-vous. Heureusement, ils m'ont simplement dit de leur envoyer la confirmation par courriel plus tard et ont quand même accepté ma demande. J'espère que cela pourra être utile pour ceux qui se rendront en Italie.

Êtes-vous payé pour faire une présentation à la conférence ? Si c'est le cas, il serait logique de faire des affaires. Toutefois, si ce n'est pas le cas, il s'agit bien d'un voyage qui fait partie de vos études.